17. 在開始進行上述之僱員監察活動前，僱主應否通知僱員? 僱主應如何處理收集得來的資料?

僱主應通知僱員有關任何的 監察 活動 。最佳做法是擬備一份周全的 書面 私 隱政策 / 僱員 監察 政策 ，並在監察 活動開始前 將這份 政策 分發給所有 僱員 。根據 個人資料私隱專員公署 的建議 ，這份 政策應明確地指出下列事項 :

• 藉僱員監察希望達到之業務目的 ;
• 可能進行監察的情況及可能用以進行監察的方式 ;
• 監察過程中可能收集的個人資料類別 ;
• 有關個人資料的用途。

有關這類私隱政策聲明的例子，可參考由公署發出之 《保障個人資料私隱指引：僱主監察僱員工作活動須知》的 附錄一 ，當中載有關於電郵監察的私隱政策聲明樣本 。

除非 僱主經已取得僱員的明確及自願給予的同意 ，或根據法律下有適用的豁免情況，否則收集得到的個人資料只能用於僱員監察政策訂明的用途 (或與其直接有關的用途)。

有關個人資料的保存時間，不應超過使用該等資料而達到原定目的之實際所需。例如，閉路電視錄影帶所記錄的資料應按既定安排而定期清洗，並只能在特殊情況下 ( 如資料會作為法律程序或紀律聆訊中之證據 )，才可延長保存時間。

僱主亦應採取適當的資料保安措施。舉例，閉路電視錄影帶應存放在限制出入區域裡的保管設施內。